Soyez prudents lorsque vous souhaitez envoyer un même message à plusieurs destinataires. N'utilisez le champ (la case) "À:" ou "Cc:" que si tous les destinataires se connaissent, ou font partie d'un même groupe de travail et doivent impérativement savoir qui sont les destinataires du message. Dans les autres cas, utilisez le champ "Cci:" pour les adresses de vos destinataires en indiquant votre propre adresse dans le champs "A:" (le champ "Cc:" reste vide). Ainsi les destinataires du message seront invisibles.
Outre le respect de la vie privée (certaines personnes souhaitent controler la diffusion de leur adresse e-mail, et donc ne pas la rendre publique), ces mesures visent à réduire la prolifération de la publicité sauvage ("spam" ou pourriel) et des virus
Imaginez maintenant que vos contacts ne soient pas les seuls à posséder votre adresse. En effet, par le biais des e-mails (chaînes de solidarité, pétitions, alertes aux virus...) envoyés naïvement et maladroitement à des destinataires qui ne se connaissent pas, ces derniers ont dans leur ordinateur de nombreuses adresses de parfaits inconnus. Or, pour trouver de nouvelles victimes, certains virus collectent toutes les adresses e-mail stockées dans la mémoire d'un ordinateur infecté (dans les carnets d'adresses, dans les e-mails, mais aussi dans les documents Word, Excel, etc.). Ainsi, vous pouvez devenir la cible d'un virus qui a contaminé l'ordinateur d'un de vos contacts ou d'un inconnu. Alors, selon vous, combien d'inconnus possèdent votre adresse e-mail ? Réponse : probalement des dizaines, voire des centaines... !
Certains virus utilisent les adresses qu'ils volent, non seulement pour tenter de se répliquer, mais aussi pour alimenter les listes de publicitaires peu scrupuleux qui vous enverront ensuite des offres, souvent rédigées en anglais, pour du Viagra, des sites pornographiques, des crédits à taux imbattables, etc. À ce propos, un conseil : ne répondez jamais à ce genre de message, même s'ils vous proposent une "désinscription", vous ne feriez que confirmer la validité de votre adresse.
La seule solution pour envoyer un même message à plusieurs destinataires, tout en protégeant leurs adresses :
mettre votre propre adresse dans le champ "A:" et "Z",
et mettre les adresses de vos correspondants dans le champ "Cci",
comme indiqué ci-contre. Cci : copie carbone invisible ; la ou les adresses saisies dans ce champ seront invisibles de tous les destinataires, et donc protégées.